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初心者幹事さんに送る団体旅行のススメ -準備編-

団体旅行コラム|2019年12月24日

西住さんに相談する上田さん

西住さんに相談する上田さん

『初めての幹事だから何から始めれば良いのか分からない』
『なんとなく流れは分かるけど具体的に何をすれば良いの?』
そういった幹事さんのために、旅行幹事の役割を徹底解説いたします!
このマニュアルをご覧いただければ旅行企画~旅行当日まで、旅行幹事としての役割を完璧にマスターすることができます。
参加者の皆様に満足していただくために、万全の準備で旅行当日を迎えましょう!

本部 新人社員上田 悠希

コメント入社4年目 総務部の上田です。
これまで幹事とは無縁。友人と遊びに行く時でさえも人にお任せで、
ついていくばかりだった私が、今回初めて社員旅行の幹事を担当することになりました。
前任者に聞けば聞くほどやることは山積み!
やるからには会社の仲間との絆が深まる素敵な旅行にするべく一生懸命頑張ります!

大阪事務所 所長西住 憲幸

コメント団体旅行は事前の準備もしっかりしておかないと当日慌ててせっかくの旅行が台無し、なんてことにもなりかねません。
とは言え、何をどうすればみんなに喜ばれるかわからないことも多いと思います。
そこで、今回は押さえておきたい大事なポイントをいくつか伝授するので、ぜひ今度の旅行に役立てて下さい!

ついに私、今度の社員旅行の幹事になっちゃったんです。初めてなのでどうしていいかわかりません……。西住さんが仕切る社員旅行はとても評判がよかったと聞いてます。ぜひ私に社員旅行のノウハウを教えて下さい!

なんでも聞いてください!

なんて心強い! 今回の目的地は九州ということだけ決まっています。そこからどうしていいのかわからなくて。

九州は観光名所や美味しいものもたくさんあるからきっと楽しい旅になるでしょう。九州について詳しいサイトがあるので、まずはそこをチェックしてみてはいかがですか? この『九観どっとねっと』は、かなり深堀りされた九州の魅力が紹介されているので、とても参考になるはずですよ。

そんなサイトがあるんですね。すぐにチェックします!

それと、まずは社員のみんなから色々要望や意見を吸い上げるのがいいと思いますよ。社員旅行のアンケートを配布してはいかがですか?

やってみます!

初めての幹事業務に緊張しながらも、西住さんの教えの通り、テキパキと準備を進める上田さん。アンケート用紙を作成、配布、それから集計したものを自分なりに実施の旅程に落とし込みます。

◎旅行先の決定・プラン企画のために社内アンケートを活用
・希望の行き先
・希望の日程
・旅行先でやりたいこと
・食べ物のアレルギー
など

◎アンケートの結果をもとに、旅行日程をプランニング
・大前提として予算の範囲の中で検討する。
・一概に多数決で決められるものではない。

◎旅のテーマを明確に
・メンバーや年齢層により希望や目的は異なる。
(例)女性メンバーが多ければスイーツショップに立ち寄りたい。
(例)お酒好きの男性メンバーは土地のお酒が飲みたい。
(例)歴史好きなら博物館で時間を長めに取ってほしい。
※それぞれの希望によって行程上でも時間のとり方、目的地が大きく変わるので、参加メンバーの意見をうまく取り入れ、調整するのが幹事の役目。

チェックリストはこちら(Excel)

社内アンケートのテンプレートはこちら(Excel)

ふぅ。西住さん、やっとアンケートが集まりました。それにしても、みんなかなり好き勝手なことを書いています……。

それでいいんですよ、アンケートなんですから。みんな好き勝手に書いて当然。みんなの意見をうまく汲み取りながら、最終的にスケジュールに落とし込むのが幹事の仕事です。さて、ここからは具体的にスケジュールと行き先を決めましょう。アンケートが集まり、集計ができた時点で、ある程度の目星はついてますよね?

はい、予算もありますし、今回は人数が30人ほどになりそうですので、その条件で絞り込めると思います。

優先すべきはまずは宿泊先。泊まるところが決まらないのでは話にならないし、繁忙期では満室になっていることもあります。

教えていただいた『九観どっとねっと』には、ホテルや旅館の情報がかなり詳しく紹介されていたので、そのなかから選ぶことにしました。人数も多いですし、大きめのホテルや旅館を早めに予約しようと思います。

あと、宿泊先が決まったら、移動で使う観光バスやアクティビティについても、九観どっとねっとに問い合わせてみるといいですよ。

なるほど! 九観どっとねっとはそんな使い方もあるんですね!

社員からの意見を集約し、予算を検討しながら、やっと概要が固まってきた上田さん。宿泊先も決まり、現地の美味しいお店やおすすめスポット、リーズナブルなバス会社も紹介してもらうことができました。ここで進捗状況の共有も兼ねて、事前に概要を作成し、参加者に配布することに。

◎概要作成
行き先
日程およびスケジュール
参加者
部屋割
アクティビティの候補

案内状のテンプレートはこちら(Excel)

部屋割のテンプレートはこちら(Excel)

うん、なかなかうまくできていますね。

はい、ホテルの方やバス会社の方と電話やメールで色々打合せしながら作成しました。

やはりプロに任せるのは安心だよね。団体やバスでの行動は、通常の旅行の感覚が通じないことも多いからね。

はい、バス会社の方もそうおっしゃってました。例えば、グーグルマップで調べた道は、道幅までわからないので、バスが通れない可能性もあるとか。あと、バスは法令で2時間に1回の休憩が必要だとか、そもそもバス移動では乗降時間も計算に含めなくてはいけないなど色々教わることができました。

とにかく余裕を持つことを心がけましょう。トイレ休憩も人数が多いとどうしても混雑してしまいますからね。あと、天候に左右されるものが行程に含まれていた場合、出来なくなった時の予備案を用意しておいたほうがいいですね。

なるほど、屋内でも楽しめそうな予定も調べてみますね。

旅行当日なんですが、参加メンバーは幹事がいる安心感から、ろくに現地情報や事前情報等を持たずに参加してくることも多いんです。もちろん幹事の君も初めての場所への旅行ということもありますが、情報誌やネットの知識くらいは頭に入れておくと、みんなからの信頼感が強まるよ。

はい!

あと、これがいちばん重要なんだけど、君も思う存分楽しむことを心がけてください。

幹事の私が楽しんじゃっていいんですか?

幹事の仕事に追われても、自分が楽しむことが大切です。他のメンバーだって、幹事が青ざめてオロオロしてたら楽しむものも楽しめないでしょ。大丈夫、これだけしっかり準備しているんだから、きっと本番も楽しめると思いますよ。

頑張ります! 西住さんも楽しんでくださいね!

じゃあ明日からの本番、頑張ってくださいね。